Що таке KSeF?

KSeF (Krajowy System e-Faktur) — це державна польська система електронних рахунків-фактур. Вона створена для того, щоб усі фактури в Польщі існували у структурованому електронному вигляді та проходили через єдину державну платформу.

Фактура в KSeF — це не PDF і не скан, а спеціальний XML-документ, який:

• створюється онлайн,

• реєструється в державній системі,

• отримує унікальний номер KSeF,

• юридично вважається виставленим у момент реєстрації.

PDF після впровадження KSeF стає лише візуальною копією для клієнта, але не офіційним документом.

Коли KSeF стає обовʼязковим?

Впровадження відбувається поетапно:

🔹 З лютого 2026 (02/2026)

Більшість фактур на витрати (buy / cost invoices) будуть доступні лише в електронному вигляді через KSeF.

🔹 З квітня 2026 (04/2026)

Усі фактури на продаж, які підприємець виставляє своїм клієнтам, повинні бути створені через систему KSeF.

Ситуація №1: ти надаєш послуги і виставляєш фактуру клієнту

Як це працювало раніше?

• ти створював фактуру у своїй програмі (PDF),

• надсилав її клієнту електронною поштою,

• PDF був офіційним документом.

Як це працюватиме після KSeF?

• фактура обовʼязково створюється в KSeF (або в програмі, інтегрованій з KSeF),

• держава присвоює їй унікальний KSeF-номер,

• саме ця фактура в KSeF вважається офіційною,

• PDF можна згенерувати лише як копію для клієнта.

Важливо

Ти все ще можеш:

• відправити клієнту PDF по e-mail,

• додати фактуру до договору чи звіту.

Але з юридичної точки зору діє тільки фактура в KSeF.

Ситуація №2: ти купуєш бензин або товари для фірми

Як було раніше?

• ти платиш на заправці або в магазині,

• даєш свій NIP,

• отримуєш паперову фактуру або PDF,

• передаєш її бухгалтеру для зменшення VAT.

Як буде після впровадження KSeF?

• ти вказуєш NIP під час оплати,

• продавець реєструє фактуру в KSeF,

• ніякого паперу або PDF може не бути,

• фактура автоматично зʼявляється у твоєму акаунті KSeF,

• бухгалтер бачить її без твоєї участі.

Приклад: бензин

• Orlen / Shell / BP вводять твій NIP,

• фактура одразу потрапляє в KSeF,

• ти не зберігаєш чеки і не надсилаєш файли бухгалтеру.

Що конкретно змінюється для підприємця?

✔️ Фактури, які ти ВИСТАВЛЯЄШ

• з 04/2026 — тільки через KSeF,

• PDF необовʼязковий,

• дата і номер встановлюються державою.

✔️ Фактури, які ти ОТРИМУЄШ

• з 02/2026 — переважно тільки через KSeF,

• не потрібно зберігати папір чи PDF,

• бухгалтер автоматично бачить витрати.

Доступ до KSeF та бухгалтер

Для роботи з KSeF потрібно:

1. увійти через Profil Zaufany або інший електронний доступ,

2. створити токен або сертифікат KSeF,

3. делегувати права бухгалтеру:

   • перегляд фактур,

   • виставлення фактур від твого імені.

Це стандартна процедура, яку бухгалтер зазвичай допомагає виконати.

Переваги та недоліки KSeF

Переваги

• автоматичний облік витрат,

• менше помилок у датах і номерах,

• простіше перевірки з боку податкової,

• не потрібно зберігати документи роками.

Недоліки

• усе потрібно робити онлайн,

• менше гнучкості,

• перехідний період потребує налаштувань доступу.

Коротке резюме

• KSeF — це обовʼязкова електронна система фактур у Польщі.

• З 2026 року PDF перестає бути основним документом.

• Продажні фактури створюються тільки через KSeF.

• Витратні фактури автоматично зʼявляються в системі.

• Бухгалтер отримує доступ напряму, без файлів і листів.

Підготовку до KSeF варто почати заздалегідь — саме тому бухгалтери вже зараз повідомляють клієнтів про цей процес.